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Stadtwerke Erkrath erhöhen Datensicherheit

Erkrath. Die Stadtwerke Erkrath erreichen eine neue Ebene der Datensicherheit. Derzeit wird das komplette technische Archiv in elektronische Form gebracht. Sämtliche Hausanschlussakten – etwa 16 000 an der Zahl – sind dazu ins Bielefelder Repro-Zentrum Rosenberger gebracht worden. Dort werden Sie eingescannt und in ein besonderes PDF-Format konvertiert. Dieses ist betriebssystemunabhängig und garantiert aufgrund seiner spezifischen Datenstruktur eine langfristige Halt- und Nutzbarkeit der Daten. Insgesamt wird im Zuge des Umwandlungsprozesses eine Datenmenge von 50 Gigabyte auf DVD’s gebrannt. Stadtwerke-Geschäftsführer Gregor Jeken dazu: „Dies ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Arbeiten. Langfristig wollen wir neben einer erhöhten Datensicherheit so auch die Handhabung der Akten vereinfachen und die Papierberge reduzieren.“ Die Investition in die Umwandlung von  Papierakten in elektronische Dateien  umfasst auch die Implementierung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) LinkBase.

In den Hausanschlussakten sind alle relevanten Anschlussdaten zu den rund 26 000 Erkrather Haushalten hinterlegt: von dazugehörigen Bauanträgen über technische Daten der Gas-, Wasser- und Stromanschlüsse, bis hin zu Dokumentationen über Zählerwechsel. Bereits im Frühsommer sollen nun die Akten in elektronischer Form zurückkommen. Risiken wie bei Papierakten, die früher oder später verfallen oder leicht durch äußere Einflüsse beschädigt werden können, bestehen dann nicht mehr. Harald Peuler, zuständig für Netzdokumentation und IT bei den Stadtwerken Erkrath, dazu: „Die Daten werden in ein plattformunabhängiges genormtes PDF/A-Format konvertiert und sind mindestens für die nächsten 100 Jahre lesbar.“ Eine ähnliche langfristige Datenhaltbarkeit wurde bislang nur bei  Mikrofilmen erreicht.

Zum Lesen und Bearbeiten der elektronischen Dateien haben die Stadtwerke das Dokumenten-Management-System (DMS) LinkBase implementieren lassen, das auch bei Vermessungs-, Kataster- und Bauämtern sehr verbreitet ist. Mit Hilfe dieses DMS können die bereits digitalisierten Hausanschlusskarten, die grafische Daten zu den Haushaltsanschlüssen enthalten, importiert und ins neue technische Archiv integriert werden. LinkBase ist ferner kompatibel zum bestehenden Geo-Informations-System (GIS) der Stadtwerke, so dass über das GIS direkt Daten aus dem technischen Archiv abgerufen werden können. „Wenn ich beispielsweise auf der geografischen Karte eine bestimmte Häuserreihe markiere, kann ich zu den Anschlüssen dort sofort die relevanten Informationen auslesen“, erklärt Peuler den praktischen Vorteil. Er erwartet durch die einfachere Handhabung der elektronischen Akten auch eine noch regere Nutzung des Archivs. „Es muss ja künftig niemand mehr schwere Akten aus dem dunklen Keller hoch ins Büro schleppen.“ Ein weiterer Vorteil: Dadurch, dass die alten Papierakten entsorgt werden, wird künftig weniger Lagerplatz benötigt.

Gänzlich papierlos werden die Stadtwerke Erkrath durch die innovative Umstellung des technischen Archivs jedoch noch nicht. Schließlich erhält der lokale Energieversorger nach wie vor Post in Papierform wie beispielsweise Bauanträge und Pläne. Diese müssen zunächst eingescannt werden. Mit dem DMS können sie dann der betreffenden elektronischen Hausanschlussakte zugeordnet werden. „Es gibt natürlich bestimmte Dokumente wie wichtige Urkunden, die in Papier aufbewahrt werden müssen. Historische Akten werden wir selbstverständlich ebenfalls nicht einfach entsorgen“, so Peuler.

Im nächsten Schritt wollen die Stadtwerke ihren gesamten Kundenschriftverkehr in elektronische Form bringen. Dazu müssen noch technische Details geklärt werden. Geschäftsführer Gregor Jeken dazu: „Wir reden hierbei aber nicht über Jahre, sondern allenfalls über ein paar Monate. Wir werden hier definitiv am Ball bleiben.“ Dass die Stadtwerke ihr Langzeitziel, das papierlose Büro, hartnäckig weiterverfolgen, zeigt nicht zuletzt der Besuch bei einem innovativen Steuerberater. „Dort haben wir uns angesehen, wie das papierlose Arbeiten in der Praxis aussehen kann. Man muss dazu die Prozesse anpassen und braucht im Unternehmen eine zentrale Schnittstelle, die alle Post einscannt und weiterleitet“, berichtet Peuler. Gleichwohl sieht er dabei ein beachtliches Verbesserungspotential im Hinblick auf die Handhabung von Daten sowie Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Prozesse.

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